Votre confidentialité.

MOTRIK est exploité par EZCare AI LLC. Stanislas Benoit est responsable de la confidentialité et des incidents. Les questions et demandes d'accès, de correction, d'export ou de suppression peuvent être adressées à stan@xpandcontact.com. Ces coordonnées figurent dans les politiques, pas sur la page d'accueil commerciale.

Renseignements traités et finalités

Le formulaire d'estimation recueille le nom, l'entreprise, le métier, la taille de l'équipe, le besoin principal et le courriel. Le téléphone et la description des outils sont facultatifs. Ces renseignements servent à évaluer la demande et à y répondre. L'envoi ne constitue ni une commande ni une inscription automatique à une liste marketing. L'accord donné, sa version, la date et la provenance limitée de la demande sont enregistrés. N'envoyez pas de renseignements sensibles ou de données de vos propres clients dans ce formulaire.

Le service SaaS traite les comptes et les autorisations des utilisateurs, les contacts clients, l'agenda et les interventions, les devis, factures, contrats et documents transmis par les utilisateurs autorisés. Ce traitement permet d'exécuter les fonctions du service, d'autoriser les accès, de transmettre les invitations et notifications, et d'assurer la sécurité et la continuité du service. L'entreprise cliente doit disposer de l'autorisation nécessaire pour les renseignements qu'elle saisit, importe ou partage dans son espace.

Les témoins d'authentification permettent la connexion et la persistance des sessions. Les paramètres de campagne et le chemin de la page d'entrée peuvent être conservés temporairement dans le stockage de session du navigateur et accompagner une demande ; tous les paramètres d'URL ne sont pas conservés. À la date de cette version, cette production n'active ni suivi publicitaire, ni analyse d'audience tierce. MOTRIK n’utilise pas de modèle d’IA pour ses fonctions métier. Le fournisseur d’email peut analyser un échantillon de messages pour la sécurité/anti-abus, sans entraînement déclaré des modèles. Cette déclaration doit être maintenue uniquement tant qu'elle reste exacte. Les polices sont servies par le site. La démonstration utilise des données fictives et ne réalise aucun paiement.

Avant d'activer Meta Pixel, une analyse d'audience tierce, du reciblage ou une technologie similaire d'identification, de localisation ou de profilage, MOTRIK doit mettre à jour cette politique, informer les personnes concernées des traitements et des moyens d'activer ces fonctions, et mettre en place les choix et consentements requis. Les fonctions de profilage concernées restent désactivées par défaut. CAI — collecte et technologies de profilage.

Accès, fournisseurs et lieux de traitement

Les autorisations attribuées par chaque entreprise limitent l'accès à son espace. Le portail client dépend des permissions qui lui sont accordées. Les documents applicatifs sont stockés dans un espace privé. Les personnes autorisées de EZCare AI LLC traitent les demandes commerciales et les opérations nécessaires au service.

Les sauvegardes et leur contenu ne sont pas transmis à Healthchecks. Cette architecture ne garantit pas que tous les traitements restent au Canada. Aucun nouveau fournisseur hypothétique n'est inclus dans cet inventaire.

Évaluations de la vie privée et traitements hors Québec

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou de confier à un fournisseur situé hors Québec leur collecte, utilisation, communication ou conservation pour son compte, MOTRIK réalise et documente les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée requises (EFVP/PIA). Les traitements concernés ne sont autorisés que si l'évaluation permet de conclure à une protection adéquate. MOTRIK conclut avec les fournisseurs concernés des ententes écrites appropriées tenant compte de l'évaluation et des mesures de protection nécessaires, puis conserve ces évaluations et ententes dans son dossier de gouvernance. CAI — communication et traitement hors Québec.

Conservation, export et suppression

• Prospects non convertis : 365 jours, puis suppression sécurisée, ou anonymisation uniquement lorsqu'elle est réalisée conformément aux exigences légales applicables et aux meilleures pratiques généralement reconnues.
• Données opérationnelles et documents clients : 90 jours après la fin du contrat, pour permettre l'export et la récupération, puis suppression sécurisée, ou anonymisation uniquement lorsqu'elle est réalisée conformément aux exigences légales applicables et aux meilleures pratiques généralement reconnues.
• Pièces financières, factures, contrats et preuves d'audit requises : 6 ans après l'exercice fiscal ou l'année fiscale concernée.
• Exceptions : conservation plus longue uniquement lorsqu'une obligation légale ou un litige, une enquête, une affaire de fraude ou une mesure de conservation légale en cours l'exige.
• Archives de sauvegarde : expiration à 90 jours ; les versions non courantes sont supprimées définitivement après un jour supplémentaire, avec le délai de traitement quotidien AWS accepté. Les copies présentes dans les archives antérieures peuvent donc subsister jusqu'à l'expiration de leur archive, sans redevenir des données actives après une restauration.

La fin du contrat déclenche une revue opérateur de l'export, des exceptions et de la suppression ; elle ne signifie pas que tous les enregistrements sont effacés automatiquement. Les pièces devant être conservées sont distinguées des données opérationnelles à supprimer. Les demandes de confidentialité sont examinées avec vérification de l'identité et de l'autorisation du demandeur, du périmètre des données et des obligations de conservation applicables. Un export de métadonnées de documents ne remplace pas la livraison autorisée de leurs fichiers privés.

La suppression des seuls noms ou identifiants directs ne constitue pas, à elle seule, une anonymisation conforme. L'anonymisation éventuelle doit respecter les critères et modalités réglementaires applicables, notamment l'évaluation des risques de réidentification. CAI — conservation, destruction et anonymisation.

Sécurité et incidents

Le service utilise des accès authentifiés, des autorisations par entreprise et des documents privés. Les sauvegardes sont chiffrées ; leur restauration est réalisée dans un environnement isolé avant toute récupération du service. Les incidents sont coordonnés par Stanislas Benoit. Ces mesures ne constituent pas une promesse d'absence de risque, une certification juridique ou un engagement contractuel de disponibilité.

MOTRIK tient et met à jour un registre de tous les incidents de confidentialité, y compris ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux. Les renseignements de ce registre sont conservés au moins cinq ans après la date ou la période où l'entreprise a pris connaissance de l'incident. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, MOTRIK avise avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et les personnes concernées, selon les modalités et exceptions légales applicables. MOTRIK documente l'évaluation du risque, les mesures prises et les avis transmis. CAI — incidents, registre et notifications.