Le rappel d’hygiène qui part tout seul
Six mois après la visite, le patient reçoit son rappel et se réserve dans une plage d’hygiène réelle — sans appel de la réception.
Fait au Québec · déployé partout au Canada
Le logiciel de gestion pour les cliniques dentaires
Rappels de rendez-vous, dossiers et paiements — la clinique tourne, tu soignes. Un seul système — ta vitrine, ta gestion, tes clients et tes paiements — monté pour vrai par une équipe d’ici.
Une plage libérée se remplit
Un désistement est proposé aux patients en attente de séance ; le premier qui accepte prend le fauteuil.
Le reçu d’assurance, sans relance
Le reçu part à la fin du rendez-vous et reste dans le portail du patient. Ses données restent au Canada (Loi 25).
Une clinique dentaire tourne à la minute près
En dentaire, la ressource rare n’est pas le patient : c’est le temps de fauteuil et celui de l’hygiéniste. Un rendez-vous manqué à 8 h ne se rattrape pas, un plan de traitement en trois séances qui perd sa deuxième séance devient un dossier dormant, et une réclamation d’assurance mal remplie revient trois semaines plus tard. Le logiciel d’une clinique, c’est ce qui empêche ces trous-là.
On monte l’entour de la clinique : la prise de rendez-vous en ligne qui remplit vraiment l’horaire, les rappels d’hygiène qui font revenir les patients d’eux-mêmes, le dossier administratif, le reçu d’assurance et le portail où le patient retrouve ses rendez-vous. Les notes cliniques et les images restent où elles doivent être — on ne prétend pas remplacer un dossier clinique.
Les rappels d’hygiène, le vrai moteur de la clinique
Une clinique en santé vit de son rappel : le patient vu il y a six mois qui revient sans qu’on ait eu à le convaincre. Sur papier, ce rappel se fait quand quelqu’un a le temps ; en pratique, c’est la première chose qui tombe une journée chargée.
La date de la dernière visite et le prochain rappel vivent au dossier du patient, et le rappel part tout seul — texto ou courriel, dans la fenêtre de jour, avec un lien pour se réserver directement dans les plages d’hygiène disponibles. Le patient qui ne répond pas est relancé une fois, pas cinq. Consentement, fenêtre horaire et désabonnement sont codés dans le système, pas laissés au jugement du moment (LCAP, Loi 25).
Les absences et le fauteuil qui reste vide
Un désistement de dernière minute coûte plus qu’une heure : il coûte l’heure et l’occasion de l’avoir donnée à quelqu’un d’autre. Le réflexe habituel — appeler trois patients à la file — marche mal parce qu’il faut deviner qui est disponible.
Quand une plage se libère, le créneau est proposé aux patients dont le traitement est en attente ou dont le rappel est dû ; le premier qui accepte prend la place. Les confirmations partent la veille, la présence se coche à l’arrivée, et un patient qui accumule des absences est visible au dossier plutôt que dans la mémoire de la réception.
Le plan de traitement, le reçu et le tiers-payant
Un plan de traitement, c’est plusieurs séances, souvent plusieurs mois, et presque toujours une question d’argent : ce qui est couvert, ce qui reste à payer, ce que l’assurance rembourse au patient. Un patient qui ne comprend pas sa part reporte sa séance.
Le plan se suit séance par séance : ce qui est fait, ce qui reste, la prochaine date. À la fin du rendez-vous, le reçu part avec ce qu’il faut pour la réclamation, et le patient le retrouve dans son portail au lieu de rappeler la clinique en février pour ses impôts. Le paiement se prend sur place ou par lien, et le solde restant est visible des deux côtés.
Les nouveaux patients et le premier rendez-vous
Un nouveau patient cherche « dentiste » avec le nom de son quartier, ouvre deux ou trois cliniques et prend celle où il peut réserver tout de suite. S’il faut appeler pendant les heures de bureau pour un premier rendez-vous, il y a de bonnes chances qu’il n’appelle pas.
La page de la clinique montre l’équipe, les services, les assurances acceptées et l’horaire réel, avec une réservation possible en dehors des heures d’ouverture — c’est justement le soir que les gens s’en occupent. Le formulaire d’accueil (coordonnées, assureur, motif de consultation) se remplit avant la visite, ce qui fait gagner du temps à la réception et évite le premier rendez-vous passé à remplir du papier.
Questions qu’on nous pose pour les cliniques dentaires
- Est-ce que ça remplace notre dossier clinique ?
- Non, et c’est volontaire. Les notes cliniques, les radiographies et les codes de traitement restent dans ton logiciel dentaire. On prend l’entour : le site, la prise de rendez-vous, les rappels, le portail patient, la facturation et les paiements. On dit franchement où on s’arrête.
- Nos patients sont âgés, ils appellent plutôt que de réserver en ligne.
- La prise de rendez-vous en ligne s’ajoute au téléphone, elle ne le remplace pas. Ce qui change le plus pour une clientèle qui appelle, c’est le rappel automatique et la confirmation de la veille : moins d’appels sortants à faire, moins d’oublis.
- Est-ce conforme à la Loi 25 ?
- Les données sont hébergées au Canada, chaque clinique est cloisonnée dans la base de données, et le consentement, la fenêtre d’envoi et le désabonnement sont codés dans le système. Ce qui touche le secret professionnel et le dossier clinique reste sous ta responsabilité et celle de ton ordre — on ne s’y substitue pas.
On te le monte pour les cliniques dentaires ?
Réponds à quelques questions : ta démo se construit sous tes yeux, sur mesure pour ton métier.